Meeting Saat Pandemi, Buatlah Lebih Efektif

Sudah pastinya, ditengah pandemi seperti ini meeting menjadi salah satu kendala besar dalam proses bisnis. Sebagai bentuk pencegahan meluasnya covid19, saat ini beberapa instansi pemerintahan dan pelaku usaha memberlakukan kebijakan work from home (WFH) untuk karyawannya. Nah dari sekian banyak proses bisnis, Meeting merupakan salah satu hal yang sangat sulit untuk dilakukan di waktu pandemi seperti ini. Di Indonesia sendiri terbiasa melakukan meeting masih secara konvensional, yaitu bertatap muka langsung. Bahkan tidak tanggung, untuk beberapa meeting penting dan dirasa akan memakan waktu yang cukup lama, maka perusahaan akan menyewa meeting room diluar kantor sendiri dan bahkan diinapkan. Sehingga tidak sedikit peluang untuk penyedia jasa event yang mengakomodir meeting perusahaan di luar kantor ini. Inilah yang akhirnya menjadi dasar dunia MICE sangat digandrungi dan menjadi tren pada saat sebelum pandemi ini.  

Meetinig MP UIN Puncak

Saat pandemi seperti ini, mau tidak mau, suka tidak suka meeting pun harus mencari alternatif cara lain. Akhirnya meeting secara online pun menjadi pilihan alternatif cara meeting saat ini. Cukup banyak para developer aplikasi memberika solusi untuk meeting online, seperti zoom, google meet, webinar, skype, whatsaap group dan lainnya. Tentunya tidak dengan tanpa kendala, cukup banyak sekalu kendala melalui meeting online tersebut, baik dari kendala teknis dan non teknis. Seperti menguras kuota, waktu yang terbatas, harus berbayar, signal yang tidak stabil, kurang fokus dan kadang terkesan disepelekan. 

Lalu, bagaimana agar meeting tersebut berjalan dengan efektif? 

Gunakan aplikasi Video Meeting Online

Meeting Online

Penggunaan aplikasi ini tentu akan memudahan meeting ini berjalan dengan lancar. Tentunya melalui video, semua peserta meeting dapat merasakan keberadaan walaupun tidak melakukan pertemuan secara langsung. Melalui Video akan tersampaikan kadar emosi, intonasi nada bicara, dan ekspresi sesama peserta meeting, serta dengan aplikasi video meeting online kita dapat men-share secara langsung bahan presentasi atau data secara langsung sebagai pengganti screen pada saat meeting konvensional.

Siapkan kondisi jaringan internet dan audio yang baik

Jaringan internet meenjadi syarat mutlak mengenai meeting online ini. Video akan sangat baik dan tidak putus putus apabila koneksi internet sangat baik. Bicara dengan Video ini berarti audio dan visual, apabila diharuskan memilih audio atau visual, dalam meeting online, audio tentulah menjadi pilihan utamanya. Video boleh patah patah, asalkan audio tidak patah dan putus putus sehingga informasi dapat tersampaikan dengan jelas. 

Tentukan peran dalam meeting

Salah satu kunci utama agar meeting online dapat berjalan secara efektif adalah memahami karakter dari semua peserta meeting. Setiap peserta pasti memiliki karakter yang berbeda pula. Untuk menghindari beberapa gangguan dalam saat meeting berjalan, misalkan berbicara bersamaan, cekcok , dan tidak saling menghargai.  Oleh karena itu perlu diaturnya perlu diaturnya peran dari setiap orang agar meeting tetap berjalan kondusif. Misalkan :

  • Notulen
  • Troubleshooter
  • Timekeeper
  • Presenter

Peran tersebut dapat bervariasi sesuai keterlibatan siapa saja dan tujuan meeting tersebut. 

Tentukan jadwal dan agenda meeting

Salah satu tantangan lainnya adalah mengenai jadwal meeting. Koordinasi jadwal meeting untuk setiap peserta ini jangan disepelekan. Anggap jadwal meeting online ini seperti meeting konvensional dan tatap muka seperti biasa, harus tepat waktu, bersiap dengan look’ seperti orang bekerja dan akan meeting seperti biasa. Sering kali dengan kondisi WFH seperti ini kita lebih kurang bisa tepat waktu dan terkesan menyepelekan. Hindari menggunakan pakaian ‘ala rumah’ (daster, kaos), dan bahkan seringkali orang tidak berias diri saat meeting online

Rencanakan agenda meeting tersebut agar bahasan meeting lebih terarah dan tidak meluas dengan bahasan yang tidak perlu. Jelaskan juga meeting tersebut akan dibuat atmosfer seperti apa, apakah meeting formal atau santai. 

  • Poin-poin utama bahasan
  • Struktur meeting (misal, berapa lama tiap poin akan dibahas dan didiskusikan)
  • Peserta meeting yang hadir
  • Dokumen dan file yang berkaitan dengan meeting harus disiapkan terlebih dahulu. 
  • Persiapkan peraturan dan goal yang harus didapat dari meeting tersebut, sehingga semua orang yang terlibat tahu dan sadar betul apa yang haru mereka lakukan dan kejar selama meeting berjalan.

Beri larangan multitasking

Agar tetap fokus dalam meeting, berikan larangan  peserta meeting untuk multitasking. Pada dasarnya meskipun seseorang mengaku dapat melakukan multitasking, namun ketika melakukan dua tugas atau lebih berbeda sekaligus maka proses informasi dalam otak akan ikut terhambat. 

Buat kesimpulan terakhir sebelum berakhirnya meeting

Agar meeting benar benar efektif. Setiap peserta harus memiliki tujuan dan poin poin meeting yang jelas. Sebelum berakhirnya meeting, lakukan beberapa hal :

  • Bacakan ulang dan review bahasan yang tadi dibahas saat meeting dan ‘make sure semua perserta memahaminya. 
  • Hasil meeting dan langkah langkah berikutnya
  • Siapa saja yang bertanggung jawab atas pekerjaan dan langkah selanjutnya
  • Bagaimana feedback dan report untuk pekerjaan diluar meeting
  • Tentukan kapan jadwal meeting selanjutnya

Pada akhir meeting jangan lupa selalu ucapkan terima kasih dan saling memberikan kalimat positif serta semangat kepada semua peserta meeting

CAMP GROUND

Outbound – Camping – Gathering – Adventure 

+62 813-1074-2403 (Official Marketing) +62 877-7023-4445 (Tri Siswati)